Dans la journée nous avons une multitude de chose auxquelles il faut penser, les choses essentiels, des choses moins urgentes, à la fois pour sa vie professionnelle ainsi que pour sa vie personnelle. Comment faire pour que sa tête n’explose pas devant toute cette charge d’informations qui arrivent en continu.
Il y a un outils très bien dont on parle dans toutes les formations, il s’agit de la « to do list ». Attention à ne pas la confondre avec un pense-bête. Le pense bête est une liste de choses à faire poser en vrac sur un bout de papier sur la porte du frigo, une ardoise ou un bloc note.
La « to do list » s’en rapproche assez d’où l’extrême confusion pour beaucoup. Mais la « to do list » est une liste organisée et réalisable dans une période donnée.
On peut se faire une to do list sur la semaine ou sur la journée. C’est propre à l’organisation de chacun.
Comment présenter
sa to do list?
Il existe plusieurs techniques. Elles ne sont pas meilleures les unes que les autres. Elles sont différentes et il suffit de les tester pour savoir laquelle vous correspond le mieux.
Une organisation sur la semaine :
Il vous suffit de prendre une feuille A4 (pour commencer, après vous pourrez réduire la taille du papier). Vous tirez un trait horizontal pour la séparer en deux catégorie et vous tirez 2 traits verticaux, ce qui vous fait 6 cases au final.
Sur la ligne supérieure vous allez marquer tout ce qui concerne vos tâches professionnelles. Et donc sur la ligne inférieure, tout ce qui concerne vos taches personnelles.
Dans la première case, vous allez mettre toutes les choses urgentes à faire absolument dans la semaine.
Dans la deuxième case, les choses à faire pour avancer sur vos projets mais qui sont moins urgentes. (Donc pas grave si vous devez en reporter une partie sur la semaine suivante)
Dans la troisième case, les choses à faire qui demandent beaucoup de temps mais qui ne sont pas du tout urgente, les tâches de fonds en faite.
À la fin de la semaine, vous reprenez un nouveau papier, et vous refaites le même schéma. Vous reportez les taches non faites durant la semaine sur la nouvelle semaine. Celles-ci peuvent changer de case d’une semaine à l’autre. Car des tâches moyennement urgentes, peuvent devenir des tâches urgentes la semaine suivante.
Vous pouvez au cours de la semaine rajouter des choses à faire sur votre liste.
Une organisation sur la journée :
Elle est beaucoup plus simple, il vous suffit d’écrire sur une feuille de papier les choses que vous souhaitez réaliser dans la journée.
Vous vous faites une « to do list » quotidienne. Vous rayez ce que vous avez fait au fur et à mesure comme cela , vous voyez l’avancée de votre travail. Et le lendemain vous faites une nouvelle liste, en reprenant ou non ce que vous n’avez pas fait la veille. En ce qui me concerne, je fais ça sur des feuilles de bloc note volantes, je ne les jette pas, et en fin de semaine, je les reprends toutes pour voir ce que je n’ai pas réaliser pour préparer ma « to do list » du lundi matin.
Une autre méthode sur la journée :
Une 3e méthode est de se fixer seulement 3 tâches à faire en sachant que l’on va avoir des imprévus à gérer et de se donner un nombre d’imprévu à gérer dans la journée. Car sinon vous risquez de passer plus de temps à gérer les imprévus qu’à effectuer les tâches de la « to do list ».
Essayer d’être raisonnable dans vos listes et de ne pas faire comme moi et de marquer trop de choses à faire sachant que déjà en faisant votre liste, vous savez d’avance que vous ne pourrez pas tout réaliser vu le temps que chaque tache demande.
Quand Dois-je faire ma to do list?
Il n’y a pas un moment idéal dans la journée ou la semaine pour faire sa to do list.
Moi j’aime bien la faire chaque soir à la fin de ma journée de travail, comme cela, dès que j’arrive au travail le lendemain, je sais ce qu’il faut que je fasse et c’est parti. Cette technique me permet aussi de me vider la tête car une fois que c’est écrit je ne pourrais pas oublier de le faire et je ne passe pas la soirée à me dire, demain faut pas que j’oublie de faire ça et ça. J’ai une tranquillité d’esprit. Et tous les weekends, je synthétise toutes mes feuilles pour voir ce qu’il me reste à faire.
QUEL SUPPORT UTILISER?
Il existe une multitude de support pour réaliser votre « to do list ».
J’en ai essayé plusieurs : les numériques, les old school, etc…
Il peut m’arriver de passer d’un support à l’autre de temps en temps.
En ce moment j’utilise beaucoup le bloc note. Chaque jour j’utilise une nouvelle page.
Mais j’ai aussi utilisé l’option liste dans mes notes comme cela au lieu de rayer je valide mes tâches au fur et à mesure. Mais ce système ne vous permet pas de classer les tâches par ordre de priorités.
Voici quelques applications que je n’ai pas testé, il en existe beaucoup d’autres.
Avec toutes ses astuces pour organiser votre travail, vous allez gagner du temps et être plus efficace dans la réalisation de vos tâches. À vous de jouer, et commencer votre première « to do list ».
Très intéressant